Les messages d'absence
Selon le baromètre annuel de vacances, réalisé tous les ans par Ipsos pour Europ Assistance, 67% des français on l'intention de partir en vacances entre juillet et août 2021... Et la France est la destination privilégiée pour 54%.
Alors, en bon professionnel que vous êtes, vous avez bien sûr pensé à programmer pendant vos vacances un e-mail automatique d'absence du type "Je serai absent du.. au.. sans accès à mes e-mails...". Parce que même si vous pouvez télétravailler depuis votre lieu de vacances, il est important de vraiment débrancher quelques jours.
Pour autant, si vos clients et contacts vous envoient un email pendant que vous "débranchez", il est essentiel de garder le contact.
Alors pourquoi vous contenter d'un message laconique, peu enthousiasmant et tout à fait impersonnel ?
Car malheureusement, les messages d’absence automatiques (en anglais "out-of-the-office" ou" OOO") sont trop souvent négligés. Alors qu'ils sont en réalité un outil de communication avec vos clients et prospects parmi les plus performants.
Faciles à mettre en place, voici quelques astuces pour rendre vos "OOO" vraiment efficaces !
1. COMMENCEZ PAR SALUER VOTRE INTERLOCUTEUR
D’abord, parce qu'un peu de politesse ne fait pas de mal. Commencez par exemple avec un "Bonjour", qui est neutre et générique.
En revanche, évitez le "Bonjour à tous". Car dans un email vous parlez toujours à un seul lecteur à la fois.
Si votre plateforme d'envoi (Gmail, Outlook ou autre) permet d'ajouter du texte personnalisé avec le nom ou prénom de votre contact, n'hésitez pas !
La personnalisation fait partie des bonnes pratiques de l'emailing et les rend d'autant plus engageants.
2. PUIS, RAPPELEZ LES ÉLÉMENTS PRATIQUES
Indiquez ensuite les informations habituelles, comme vos dates d'absence ou votre date de retour. De manière générale, évitez les termes négatifs (malheureusement, mais, etc.). Vous pouvez même oser un ton plus décontracté, après tout vous êtes en vacances ! Voici une piste possible :
"Une fois n'est pas coutume, cette semaine j'ai le plaisir d'être en congés.
Du coup, je consulterai votre message sur mon mobile, à la plage, entre deux châteaux de sable...
Je vous répondrai bien sûr rapidement si il s'agit d'une urgence. Et sinon, on pourra de nouveau se parler à mon retour dès le 16 août ."
3. ET ENFIN - ÉTAPE LA PLUS IMPORTANTE - INTÉGREZ DES LIENS VERS VOTRE SITE !
Rebondissez sur une actualité ou votre dernier article de blog. Cela peut être l'occasion d'annoncer la préparation de nouvelles offres pour la rentrée. Ou une invitation à souscrire à votre newsletter ou votre page LinkedIn.
Ou encore un lien vers votre dernière vidéo. A vous de choisir en fonction de vos priorités business et votre agenda. L'important est d'inclure un lien (voire des liens) vers votre site et/ou vos médias sociaux.
Ceci vous permet d'accroitre le trafic vers votre site web, et donc le nombre de visiteurs. Vous optimisez ainsi votre référencement naturel et pérennisez la relation avec vos contacts et potentiels clients.
"En attendant de nous reparler, je vous invite à découvrir notre dernière série d'articles sur les #hashtags. A lire à la plage ou au bureau...
Et pour suivre nos actualités, abonnez-vous simplement à notre page LinkedIn."
Voilà !
Maintenant, vous savez comment faire. A vous de jouer pour transformer, vous aussi, vos messages automatiques d’absence en outil de communication performant... et profiter pleinement de vos vacances !
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